Gérer ses clients, ses prospects, ses devis, ses commandes, ses factures, son SAV… sans un outil central, c’est vite la dispersion : informations dans des fichiers Excel, mails perdus, relances oubliées, équipe qui ne parle pas la même langue.
Chez LD Solutions, nous préconisons VTiger CRM depuis plusieurs années à nos clients TPE et PME. Pourquoi ? Parce que c’est l’un des rares outils du marché à combiner richesse fonctionnelle, ouverture (open source) et coût maîtrisé. Voici un tour d’horizon complet de ce que vous pouvez en attendre.
Qu’est-ce que VTiger CRM ?
VTiger CRM est un logiciel de gestion de la relation client (CRM) open source, conçu pour piloter l’ensemble de votre activité commerciale : prospection, ventes, marketing, SAV, gestion de projets, reporting…
Son point fort : une modularité hors du commun. Vous activez et personnalisez uniquement les modules dont vous avez besoin, et le logiciel s’adapte à des environnements multi-utilisateurs, multi-sites, multilingues et multi-plateformes (Windows, Mac, Linux, mobile).
Interface moderne, courbe d’apprentissage rapide, fonctionnalités complètes en standard : c’est aujourd’hui l’une des solutions CRM les plus pertinentes pour les structures qui veulent un outil professionnel sans s’enfermer dans un éditeur propriétaire.
À qui s’adresse VTiger CRM ?
VTiger s’adresse en priorité aux TPE et PME qui veulent :
- Centraliser la connaissance de leurs clients et prospects
- Savoir à tout moment quels devis sont en cours et lesquels relancer
- Faciliter la communication entre commerciaux, SAV et direction
- Automatiser les tâches répétitives pour se concentrer sur leur métier
Que vous soyez artisan, prestataire de services, distributeur, éditeur de logiciel ou industriel, VTiger s’adapte à votre métier et à votre façon de travailler.
Gestion commerciale : du devis à la facture en quelques clics
Le cœur de VTiger, c’est sa gestion commerciale. Tout s’articule autour des modules Produits et Services, ce qui vous permet de retrouver instantanément vos références lors de la création de vos pièces commerciales.
Devis, commandes et factures
VTiger gère l’intégralité du cycle de vente :
- Devis clients
- Bons de commande
- Factures clients
- Commandes fournisseurs
Toutes vos ventes sont rattachées à un compte client. Les liens entre devis, commande et facture sont conservés, ce qui permet une navigation fluide d’un document à l’autre. Vos modèles de documents sont entièrement personnalisables aux couleurs et à la mise en page de votre entreprise.
Grilles tarifaires et multi-devises
Vous pouvez créer plusieurs grilles tarifaires : tarifs revendeur, tarifs grand compte, promotions, prix dégressifs selon le chiffre d’affaires… Lors de la création d’un devis, une simple icône à côté du prix standard permet d’appliquer la bonne grille.
Le logiciel est nativement multi-devises (conversion automatique à l’édition) et intègre la gestion des taux de TVA et taxes diverses.
Historique et journalisation
Chaque modification est journalisée. Vous gardez un historique complet de votre activité commerciale, indispensable pour la traçabilité et l’analyse a posteriori.
Marketing et prospection
Campagnes marketing
VTiger permet à votre équipe marketing de suivre toutes les actions de communication : diffusion de prospectus, phoning, annonces, salons, publicité presse, emailing…
Vous suivez les budgets, le ROI prévisionnel et réel, les produits concernés, et vous liez chaque action à vos fiches clients, prospects et affaires. Résultat : vous identifiez immédiatement les campagnes rentables et celles qui ne le sont pas.
Exemple concret : pour un salon professionnel, vous pouvez gérer dans un seul module le budget alloué, la prévision de ROI, le mailing d’invitation, la liste des prospects récupérés et le ROI réel.
Gestion des prospects
Le module Prospects offre à vos commerciaux — sédentaires ou nomades — un outil simple pour gérer le développement commercial. Vous qualifiez chaque prospect, suivez tout le processus d’acquisition, historisez les événements et planifiez les prochaines actions.
La transformation d’un prospect en client se fait en un clic, en conservant l’intégralité de l’historique.
Gestion des affaires
Le module Affaires se personnalise pour coller à votre cycle de vente : étapes, probabilité, montant prévisionnel, date de closing… Vous connaissez précisément le statut de chaque opportunité, planifiez vos prochaines actions avec pertinence et augmentez vos taux de transformation.
Catalogue produits et services
VTiger gère séparément vos produits (avec stock, fournisseurs, niveaux de réapprovisionnement) et vos services. Chaque fiche permet de renseigner :
- Noms et références
- Dates de mise en vente et de support
- Taxes applicables
- Niveaux de stock et seuils d’alerte
- Fournisseurs associés
Couplé aux grilles tarifaires, vous disposez d’un véritable catalogue commercial, exploitable directement depuis vos devis.
Agilité : le CRM qui fait gagner du temps
Workflows et automatisation
VTiger intègre un moteur d’automatisation de tâches très puissant. Quelques exemples concrets :
- Envoyer une notification dès qu’un nouveau prospect est créé
- Alerter le SAV en cas de réclamation client
- Prévenir le service achats lors d’une insuffisance de stock
- Relancer automatiquement les devis sans réponse
- Mettre à jour des indicateurs ou exporter des données vers Excel
Bien configurés, les workflows transforment radicalement la productivité d’une équipe.
Gestion de projets
Que vous gériez des projets internes (évolutions, refonte) ou des projets clients (déploiement, intégration), le module Projets permet une vue centralisée et partagée : tâches, jalons, ressources affectées, délais. Le « qui fait quoi » devient transparent.
Interactivité : Outlook, téléphonie, mobile
VTiger se connecte nativement à Outlook (PC et Mac) ainsi qu’à de nombreux systèmes de téléphonie (couplage CTI). Les synchronisations mobiles (iOS, Android) permettent à vos commerciaux nomades de rester connectés à l’information en temps réel.
Business Intelligence intégré
Le moteur de rapports et les widgets de tableaux de bord vous donnent une vue claire et instantanée de votre activité : chiffre d’affaires, taux de transformation, performance des commerciaux, encours, retards de paiement…
La base de données étant ouverte, on peut créer des vues et indicateurs sur mesure pour piloter finement votre activité.
SAV et portail clients
Gestion des tickets SAV
Si votre activité comprend un service après-vente, VTiger vous offre un outil professionnel pour gérer les tickets clients directement depuis votre gestion commerciale.
Vous mesurez ainsi vos produits les plus fragiles, vos clients les plus consommateurs de support, vos problèmes récurrents… Autant d’informations précieuses pour améliorer la qualité de service et arbitrer vos investissements produits.
Portail clients
Donnez à vos clients un accès sécurisé aux données que vous souhaitez partager : suivi de leurs commandes, factures, création et suivi de tickets SAV, FAQ… C’est un gain de temps considérable sur les échanges récurrents et un service à forte valeur ajoutée.
Sécurité et gestion fine des accès
VTiger intègre une gestion avancée de la sécurité reposant sur quatre niveaux complémentaires :
- Rôles et hiérarchie : créez des rôles métier avec des droits spécifiques et configurez des droits montants (un manager voit les données de son équipe)
- Profils : gérez les permissions d’accès aux différents rôles
- Groupes : cartographiez les permissions par statut d’employé
- Contrôle des partages : configurez les accès en lecture et écriture indépendamment pour chaque module
Cette finesse de paramétrage est essentielle dès qu’on dépasse 3 ou 4 utilisateurs : chacun voit ce qu’il doit voir, ni plus, ni moins.
L’avantage open source
VTiger est un logiciel open source, ce qui change beaucoup de choses par rapport aux CRM propriétaires du marché :
- Coût de licence très réduit, voire nul sur la version Open Source
- Indépendance vis-à-vis de l’éditeur : vous n’êtes pas prisonnier d’un fournisseur unique
- Adaptabilité totale : le code étant ouvert, l’outil peut être ajusté à vos besoins métier
- Réallocation du budget licence vers la formation, la personnalisation ou l’infrastructure — bref, vers ce qui crée vraiment de la valeur dans votre entreprise
Infrastructure : sécurité et mobilité
Parce que toute votre activité va reposer sur cet outil, l’architecture qui l’héberge doit être à la hauteur. LD Solutions vous propose une infrastructure pensée autour de deux exigences :
- Sécurité : serveurs dimensionnés, solutions de sauvegarde éprouvées, pour un maximum de fiabilité au meilleur coût
- Mobilité : accès distant sécurisé, vos équipes utilisent l’outil depuis n’importe où, sur n’importe quel poste
8 conseils pour réussir le déploiement de votre CRM
Mettre en place un CRM n’est pas un projet purement technique. Voici les bonnes pratiques que nous appliquons à chaque déploiement.
1. Nommer un responsable projet
Un comité de pilotage assure deux fonctions clés : garantir la cohérence du projet auprès des différents interlocuteurs, et communiquer en interne pour anticiper les réticences des futurs utilisateurs.
2. Rédiger un cahier des charges
Détaillez vos attentes avec une vision à moyen terme. Le cahier des charges doit permettre de comprendre votre activité et ses contraintes. Attention : n’y incluez que vos besoins, pas vos envies.
3. Choisir une solution pérenne
Au-delà de l’adéquation aux besoins immédiats, la solution doit être ouverte et innovante, même si vous n’avez pas de besoin d’évolution immédiat.
4. Privilégier la proximité de l’intégrateur
Un intégrateur culturellement proche facilite le transfert d’information. Une bonne connaissance de votre métier et de ses spécificités est un vrai plus. La gestion de projet sera la clé.
5. S’impliquer dans le projet
Énoncez clairement vos besoins. Réalisez des tests réguliers des premiers développements pour valider la trajectoire au fil de l’eau.
6. Préparer le changement en interne
Profitez du temps du projet pour communiquer sur les bénéfices utilisateurs, mettre à niveau le parc informatique si nécessaire, et définir des indicateurs pour mesurer l’apport du logiciel.
7. Découper le projet en phases
Affectez à chaque phase des ressources, des délais et des jalons de validation. Cette méthode définit les responsabilités de chacun en toute transparence.
8. Maintenir un système performant
Sélectionnez avec votre intégrateur les mises à jour et ajouts pertinents. Définissez dès le départ les interlocuteurs en charge de la maintenance et du support.
Envie d’en savoir plus ?
VTiger CRM est un outil puissant, et son potentiel se révèle pleinement lorsqu’il est correctement paramétré et adapté à votre métier. Démonstration, étude de cas, personnalisations… nous sommes à votre disposition pour échanger sur votre projet.